Wizją tego ambitnego kolektywu jest stać się miejscem z najlepszym piwem na świecie. Do dziesięciu piw z kranu, nanobrowar, w którym goście mogą ugotować własne piwo, delektując się pysznym grillem, niezależnie od tego, czy są wszystkożercami, czy wegetarianami. Ten biznes kwitnie każdego dnia dzięki Danielowi i jego wspaniałemu zespołowi. A my cieszymy się, że możemy tam być! Albo jak to się wszystko zaczęło...

Kiedy w 2022 roku Automat Matuška rozpoczął działalność, główny menadżer Daniel Korcsmáros zdawał sobie sprawę z konieczności zarządzania finansami i planowania w celu zapewnienia długoterminowego zdrowia przedsiębiorstwa.

Mimo że zarządzanie finansami firmy było jednym z priorytetów Daniela, jak sam twierdzi, nie miał do tej pory zbyt dużego doświadczenia w roli dyrektora finansowego. Dzięki wcześniejszej pracy w grupie Ambiente, gdzie używali dedykowanego wewnętrznego systemu, miał jednak ogólne pojęcie o tym, co należy monitorować w kontekście finansów i jak zarządzanie i planowanie powinny idealnie funkcjonować.

Szukając rozwiązania, które pozwoliłoby mu w jednym miejscu monitorować przychody z kasy, wprowadzać wynagrodzenia pracowników, ładować otrzymane faktury, paragony, rejestrować koszty surowców i inne wydatki oraz udostępniać dane księgowym, trafił na Dishboard.

Kiedy Daniel natknął się na Dishboard, szybko zdał sobie sprawę, że jest to dokładnie to rozwiązanie, którego szukał.

Dishboard po prostu spełnił wszystkie potrzeby zespołu Daniela.

I to dzięki takim funkcjom jak:

• ładowanie faktur i zdjęć paragonów,
• automatyczne rozpoznawanie i przetwarzanie danych z faktur sprzedażowych,
• kategoryzacja wydatków,
• integracja z systemami kasowymi i księgowymi,
• automatyczne generowanie raportu zysków i strat w czasie rzeczywistym (Księga przychodów i rozchodów)

Oprócz tego Dishboard wprowadził dodatkowe usprawnienia w procesach wewnętrznych, o których Daniel początkowo nie myślał.

Kalendarz płatności, które pomaga monitorować terminy płatności faktur i ułatwia ich płatność dzięki automatycznie generowanym kodom QR i paczek przelewów do banku, znacząco uprościło proces płacenia faktur, oszczędzając tym samym dodatkowe godziny pracy miesięcznie.

Innymi zaletami, które odegrały rolę przy wyborze tego rozwiązania, są przyjazność użytkownika i intuicyjność Dishboardu, a także możliwość udzielania dostępu kolegom do delegowania poszczególnych zadań w ramach wewnętrznych procesów przedsiębiorstwa.

Dishboard dzięki temu służy jako jedno centralne miejsce, gdzie wszystkie zadania związane z zarządzaniem finansami mogą być łatwo wykonywane przez wszystkich członków zespołu, którzy są w nie zaangażowani:

• wewnętrzny księgowy ładuje i zatwierdza faktury za surowce (większość faktur trafia bezpośrednio do aplikacji),
• inne faktury ładuje i zatwierdza menadżer,
• faktury do zapłacenia opłaca właściciel za pomocą funkcji Kalendarza płatności,
• zewnętrzna firma księgowa pobiera wszystkie dane z Dishboardu, dzięki czemu nie musi korzystać z oddzielnego miejsca do przechowywania dokumentów, a przede wszystkim, gdy dokument zginie, zawsze znajdzie się w Dishboardzie.

Korzystanie z Dishboardu pomogło Automatu Matuška na wiele sposobów, ale główne korzyści to:

• Obniżenie pour costu o 4% i dalsza optymalizacja kosztów.
• Raport P&L i inne raporty, które Dishboard generuje w czasie rzeczywistym na podstawie danych o przychodach i kosztach, dostarczyły Danielowi i jego zespołowi przydatnych informacji o kosztach surowców i innych wydatkach, które pozwoliły wykryć możliwości optymalizacji.

Pięknym przykładem jest pour cost przy piwie, gdzie z pomocą Dishboardu wykryli podobne odchylenie! Poprzez techniczne modyfikacje procesu zmiany beczek i dodatkowe szkolenie personelu udało się obniżyć pour cost o 4% (koszty nalewania piwa)!

Oprócz tego wykorzystują raport P&L do monitorowania kwot, które płacą poszczególnym dostawcom. Te dane służą jako podstawa do proaktywnej komunikacji z dostawcami i optymalizacji cen.

Wszystko można łatwo filtrować w raporcie P&L, więc dostawców z największymi wolumenami Daniel ma pod kontrolą i może „naciskać na cenę”, wspierając tym samym długoterminowo zdrowe ustawienie kosztów jedzenia i marż.

Cały proces był tak skomplikowany, że nawet Bruce Willis wolałby ponownie przejść przez Armagedon, niż to robić bez Dishboardu.

Teraz cały ten proces odbywa się elektronicznie w Dishboardzie, gdzie faktury mogą być bezpośrednio zatwierdzane przez wewnętrznego księgowego i menedżera, a zamiast zewnętrznej księgowej, dzięki prostocie i przejrzystości Kalendarza płatności, płatności dokonuje bezpośrednio właściciel.

Już żadnego szukania odpowiedniego podpisu, żadnego skanowania, tylko kilka kliknięć i gotowe!

Dishboard służy zespołowi Automatu Matuška jako centralne miejsce do zarządzania finansami przedsiębiorstwa. Połączenie technologii i funkcji Dishboarda ułatwia wewnętrzne procesy, a raporty danych pozwalają efektywnie planować i optymalizować koszty.

Dzięki temu zespół Daniela może poświęcić więcej czasu na ważne rzeczy, takie jak poszukiwanie idealnej receptury na letni specjał czy organizację wewnętrznych turniejów w beer-ponga :)